POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Filo · Un producto de Holding Tech MGR S.A.S.

Versión: 6.0 Vigente desde: 17 de octubre de 2026

1. Quién trata sus datos

Holding Tech MGR S.A.S. (en adelante, "Magnor"), sociedad colombiana identificada con NIT 902.085.448-2, es la empresa detrás de la plataforma Filo (filo.lat) y de sus aplicaciones móviles.

• Domicilio: Bogotá D.C., Colombia.
• Dirección de notificación: Carrera 72A Bis A # 11A-83, Bogotá D.C.
• Correo: soporte@magnor.tech
• Sitios web: filo.lat y magnor.tech

Área responsable de la protección de datos: el Área de Protección de Datos de Magnor atiende las consultas, reclamos y solicitudes sobre datos personales en soporte@magnor.tech.

Magnor tiene dos papeles distintos, según de quién sean los datos:

2. Normas que aplican

• Ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015): protección de datos personales.
• Ley 2300 de 2023: comunicaciones comerciales y de cobranza.
• Ley 1480 de 2011: protección al consumidor.
• Instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

Si esta Política contradice la ley, prevalece la ley.

3. Definiciones

• Titular: persona natural dueña de los datos.
• Dato personal: información que identifica o permite identificar a una persona natural.
• Dato sensible: dato que afecta la intimidad o puede generar discriminación (salud, origen étnico, orientación sexual, creencias, datos biométricos, entre otros).
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales: recolectarlos, guardarlos, usarlos, compartirlos o eliminarlos.
• Responsable: quien decide para qué y cómo se tratan los datos.
• Encargado: quien trata los datos por cuenta del Responsable.
• Establecimiento: el negocio de belleza que usa Filo.
• Suscriptor: la persona natural o jurídica dueña del Establecimiento.
• Profesional: quien atiende citas en el Establecimiento.
• Cliente final: la persona que reserva o recibe un servicio en el Establecimiento.

4. Qué datos tratamos

4.1 Dueños de Establecimiento (Suscriptores)

• Nombre, documento de identidad, correo y celular.
• Nombre, tipo, ciudad y dirección del Establecimiento.
• Datos del medio de pago, tokenizados por Wompi. Magnor no guarda números completos de tarjeta ni claves bancarias.
• El canal que eligió para los avisos de pago (WhatsApp o correo).
• Constancia de sus aceptaciones: versión de los documentos aceptados, fecha, hora y dirección IP.
• Datos de uso: accesos, funciones usadas, dirección IP y tipo de dispositivo.

4.2 Profesionales

• Nombre, correo y celular.
• Fotografía de perfil y portafolio, si los suben.
• Datos de uso de la Plataforma y de la aplicación móvil, incluido el identificador del dispositivo para enviarles notificaciones.

4.3 Clientes finales (Magnor actúa como Encargado)

• Nombre y celular.
• Fecha de cumpleaños, si la entregan.
• Historial de citas y servicios.
• Preferencias y notas que registre el Establecimiento.
• Constancia de sus autorizaciones (texto, fecha, hora, Establecimiento y origen).
• Reseñas que publiquen.

El tratamiento de estos datos se rige además por el Anexo 1.

5. Datos sensibles

Filo no pide datos sensibles. Si un Establecimiento anota algo que podría serlo (por ejemplo, una alergia a un producto), debe contar con la autorización expresa del Cliente final, y solo cuando sea necesario para prestar el servicio. Nadie está obligado a entregar datos sensibles.

6. Para qué usamos los datos

6.1 Para prestar el Servicio (no requiere autorización adicional)

• Crear y administrar las cuentas de Suscriptores y Profesionales.
• Gestionar la agenda, la caja, el historial, la fidelización, las reseñas y el perfil público de cada Establecimiento.
• Enviar a los Clientes finales los mensajes de servicio de sus citas (confirmaciones, recordatorios, reasignaciones y cancelaciones).
• Enviar notificaciones a la aplicación móvil de los Profesionales.
• Cobrar la suscripción a través de Wompi y avisar sobre pagos por el canal que eligió el Suscriptor.
• Dar soporte y atender peticiones, quejas y reclamos.
• Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias.
• Prevenir fraudes y proteger la seguridad de la Plataforma.

6.2 Con autorización expresa del titular

• Enviar a los Clientes finales mensajes comerciales del Establecimiento por WhatsApp (promociones, invitaciones a volver, cumpleaños, fidelización).
• Enviar a los Suscriptores novedades y ofertas de Filo.

6.3 Estadísticas

• Elaborar estadísticas agregadas y anonimizadas para mejorar Filo, sin identificar a ninguna persona.

Magnor no vende ni alquila datos personales.

7. Cómo se obtiene la autorización

• Suscriptores y Profesionales: al registrarse o aceptar una invitación, marcando la casilla de aceptación de los Términos y de esta Política. Ninguna casilla viene marcada.
• Clientes finales: al reservar en el perfil público o escanear un QR, con dos casillas separadas y sin marcar: la primera (obligatoria para reservar) acepta esta Política; la segunda (opcional) autoriza los mensajes comerciales por WhatsApp.
• Magnor guarda la constancia de cada autorización.

8. Con quién compartimos datos

Magnor se apoya en los siguientes proveedores, que tratan los datos solo para la función indicada y bajo acuerdos de tratamiento de datos:

También entregamos datos a autoridades cuando lo exige la ley o una orden válida.

Datos fuera de Colombia: algunos proveedores guardan o procesan datos en Estados Unidos o Irlanda, solo para prestar el Servicio y bajo acuerdos que exigen protección equivalente a la de la ley colombiana. Al aceptar esta Política, el titular autoriza esa transmisión.

9. Sus derechos

Como titular, usted puede:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
• Pedir prueba de la autorización que otorgó.
• Saber cómo se han usado sus datos.
• Revocar la autorización y pedir la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder gratis a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

Cómo ejercerlos

Escriba a soporte@magnor.tech con el asunto "Solicitud de datos — Filo", o use el formulario de filo.lat/derechos-datos. Indique su nombre, documento, qué solicita y cómo prefiere que le respondamos. Cada solicitud recibe un número de radicado con la fecha y la hora.

Plazos de respuesta:

• Consultas: diez (10) días hábiles, prorrogables por cinco (5) días hábiles más, avisándole antes.
• Reclamos (rectificar, actualizar, suprimir o revocar): quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) días hábiles más, avisándole antes.

Si usted es Cliente final de un Establecimiento, Magnor tramita su solicitud y le avisa al Establecimiento, que es el Responsable de sus datos (Anexo 1, Sección 7.4).

10. Cuánto tiempo guardamos los datos

11. Mensajes por WhatsApp y correo (Ley 2300 de 2023)

El trato de cada mensaje depende de su contenido, no de la categoría que Meta le asigne a la plantilla:

Baja de mensajes comerciales: responda SALIR, STOP, BAJA o NO MÁS MENSAJES al WhatsApp de Filo. La baja es inmediata y aplica a los mensajes comerciales de todos los Establecimientos que usan Filo. Los mensajes de servicio de sus citas siguen llegando. Para volver a recibir mensajes comerciales de un Establecimiento, debe autorizarlo de nuevo con ese Establecimiento.

12. Seguridad

Magnor aplica medidas técnicas y administrativas razonables, entre ellas: cifrado en tránsito y en reposo, separación de los datos de cada Establecimiento, accesos internos con mínimo privilegio, registros de acceso y copias de seguridad cifradas.

Incidentes: si ocurre un incidente que comprometa datos personales, Magnor lo reporta a la Superintendencia de Industria y Comercio conforme a la normativa vigente, avisa a los Suscriptores afectados dentro de las setenta y dos (72) horas siguientes a su detección y avisa a los titulares afectados sin demora indebida.

13. Menores de edad

Filo está dirigido a adultos que gestionan negocios de belleza; los menores de edad no pueden ser Suscriptores ni Profesionales.

Un menor de edad solo puede ser Cliente final cuando su padre, madre o representante legal haga la reserva o la autorice. Sus datos se tratan solo para gestionar la cita y respetando su interés superior.

14. Cookies

filo.lat usa solo cookies necesarias para funcionar (sesión y preferencias, como el modo claro u oscuro). No usamos cookies de publicidad ni de perfilamiento. Si en el futuro usamos cookies analíticas, pediremos su autorización antes.

15. Cambios a esta Política

Los cambios se publican en filo.lat/privacidad con una nueva versión numerada, y la versión anterior queda disponible para consulta. Si un cambio afecta las finalidades o los proveedores que tratan datos de Clientes finales, se avisa a los Suscriptores con al menos quince (15) días de anticipación. Si un cambio requiere una nueva autorización de los titulares, se pedirá antes de aplicarlo.

16. Autoridad de control

Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) — Delegatura para la Protección de Datos Personales Carrera 13 No. 27-00, Bogotá D.C. · www.sic.gov.co

Para quejas sobre datos personales, la ley pide que primero presente su consulta o reclamo ante Magnor o el Establecimiento; agotado ese trámite, puede acudir a la SIC (artículo 16 de la Ley 1581 de 2012).

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