POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Filo · Un producto de Holding Tech MGR S.A.S.

Última actualización: 12 de septiembre de 2026 Versión: 5.0 Vigente desde: 12 de septiembre de 2026

1. Identificación del responsable del tratamiento

Holding Tech MGR S.A.S., sociedad comercial constituida bajo las leyes de la República de Colombia, identificada con NIT 902.085.448-2, con domicilio principal en Bogotá D.C., Colombia (en adelante, "Magnor", "la Compañía" o "el Responsable"), es el responsable del tratamiento de los datos personales recolectados a través de la plataforma Filo (filo.lat), sus aplicaciones móviles y demás servicios asociados.

Datos de contacto para efectos de esta Política:

• Nombre comercial: Magnor Ventures
• Correo electrónico oficial: soporte@magnor.tech
• Sitio web corporativo: magnor.tech
• Sitio web del producto: filo.lat
• Domicilio: Bogotá D.C., Colombia

Cualquier comunicación relacionada con el tratamiento de datos personales, incluidas las solicitudes de acceso, rectificación, actualización, supresión o revocación del consentimiento, debe dirigirse a soporte@magnor.tech con el asunto "Solicitud ARCO — Filo".

2. Marco legal aplicable

Esta Política se rige por:

• Ley 1581 de 2012 — Régimen General de Protección de Datos Personales de Colombia.
• Decreto 1377 de 2013 — Reglamentación parcial de la Ley 1581.
• Ley 2300 de 2023 — Derechos de los consumidores frente a la publicidad y comunicaciones comerciales no solicitadas.
• Circular 002 de 2015 de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
• Demás normas concordantes y complementarias vigentes en la República de Colombia.

En caso de conflicto entre esta Política y la normativa vigente, prevalecerá la ley.

3. Definiciones

Para efectos de esta Política, se aplicarán las siguientes definiciones:

• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (origen racial, orientación política, salud, orientación sexual, datos biométricos, entre otros).
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, incluyendo recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Cliente / Usuario: el titular que utiliza la plataforma Filo, ya sea como dueño de un establecimiento suscrito, profesional empleado, o cliente final agendado.
• Cliente final: persona natural que agenda o recibe un servicio a través de un establecimiento suscrito a Filo. Sus datos son tratados por Magnor por cuenta del establecimiento suscrito.
• Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos por cuenta del Responsable.

4. Categorías de titulares y datos recolectados

Filo trata datos de tres categorías distintas de titulares:

4.1 Dueños de establecimiento (suscriptores)

Personas naturales que contratan la suscripción a Filo para operar su negocio de belleza (barbería, salón de estilismo, estudio de uñas, estudio de cejas, o servicio de trenzas).

Datos recolectados:

• Nombre completo.
• Documento de identidad (número, tipo).
• Correo electrónico.
• Número de teléfono / WhatsApp.
• Dirección física del establecimiento.
• Información fiscal (NIT o cédula, régimen tributario) cuando aplique el complemento de facturación DIAN.
• Información de método de pago para el cobro de la suscripción, tokenizada por la pasarela Wompi. Magnor no almacena números completos de tarjeta ni credenciales bancarias en sus servidores.
• Datos de uso de la plataforma (fechas de acceso, funciones utilizadas, dirección IP, tipo de dispositivo).

4.2 Profesionales empleados de establecimientos

Personas naturales que trabajan en un establecimiento suscrito y usan la app móvil de Filo para gestionar su agenda individual.

Datos recolectados:

• Nombre completo.
• Correo electrónico.
• Número de teléfono / WhatsApp.
• Fotografía de perfil (opcional).
• Datos de uso de la plataforma.
• Portafolio de fotografías subidas por el profesional (opcional).

4.3 Clientes finales agendados

Personas naturales que agendan una cita o reciben un servicio en un establecimiento suscrito a Filo.

Datos recolectados:

• Nombre.
• Número de teléfono / WhatsApp.
• Fecha de cumpleaños (opcional).
• Historial de servicios agendados y recibidos.
• Preferencias de servicio (opcional, anotadas por el profesional).
• Notas de estilo o alergias (opcional, anotadas por el profesional).
• Consentimiento explícito para recibir mensajes de WhatsApp comerciales o transaccionales (según Ley 2300).

Los datos del cliente final son tratados por Magnor por cuenta del establecimiento suscrito, que actúa como Responsable directo de esa información frente a su cliente. Magnor actúa como Encargado del tratamiento en este flujo.

5. Datos sensibles

Filo NO recolecta ni trata datos sensibles en el curso normal de la operación. Específicamente, la plataforma no requiere ni solicita información sobre salud, orientación sexual, origen racial, creencias religiosas, filiación política o datos biométricos.

Excepción única: los profesionales pueden, opcionalmente y por iniciativa propia, anotar preferencias del cliente que en teoría podrían constituir información sensible (por ejemplo, "cliente con alergia a determinado producto"). En estos casos, el profesional actúa como titular de la anotación y bajo su responsabilidad. Magnor recomienda no ingresar información sensible sin consentimiento explícito y por escrito del cliente final.

6. Finalidades del tratamiento

6.1 Finalidades operacionales (base contractual — no requieren consentimiento adicional)

• Prestar el servicio de agenda, cobro, cuadre de caja, y demás funcionalidades ofrecidas por Filo.
• Enviar mensajes transaccionales por WhatsApp (confirmaciones de cita, recordatorios, avisos de cancelación) al cliente final, en cumplimiento del servicio contratado por el establecimiento.
• Procesar pagos de la suscripción a través de Wompi.
• Emitir factura electrónica a través del proveedor DIAN autorizado, cuando el establecimiento contrate ese complemento.
• Proporcionar soporte técnico y atención al cliente.
• Cumplir con obligaciones legales, regulatorias y contables.

6.2 Finalidades comerciales (requieren consentimiento explícito)

• Enviar mensajes de marketing por WhatsApp al cliente final (promociones, recordatorios de rebooking, cumpleaños, cupones), sujeto a las restricciones de la Ley 2300 de 2023.
• Enviar boletines informativos o newsletters por correo electrónico al dueño del establecimiento.
• Comunicar novedades del producto, ofertas o cambios en el servicio.

6.3 Finalidades analíticas y de mejora del producto

• Analizar métricas agregadas de uso de la plataforma (número de citas, uso de funciones, tiempos de respuesta) para mejorar el servicio.
• Detectar y prevenir fraudes, abusos o vulneraciones de seguridad.
• Realizar estadísticas anónimas de negocio.

7. Fundamento del tratamiento

Los datos personales se tratan con fundamento en:

• Ejecución del contrato: los datos operacionales (Sección 6.1) se tratan porque son necesarios para prestar el servicio contratado.
• Consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular: los datos comerciales (Sección 6.2) requieren autorización explícita, otorgada mediante casillas de verificación no premarcadas en el proceso de registro o agendamiento.
• Cumplimiento de una obligación legal: obligaciones tributarias, contables, y de reporte a autoridades.
• Interés legítimo: prevención de fraudes, seguridad de la plataforma, mejora del servicio (con salvaguardas de anonimización).

8. Transferencia y transmisión de datos

8.1 Terceros con quienes compartimos datos

Filo comparte datos personales con los siguientes terceros, exclusivamente para las finalidades descritas:

• Wompi (Wompi S.A.S., Colombia): pasarela de pagos. Recibe datos de facturación y método de pago del dueño del establecimiento para procesar la suscripción. Wompi almacena y tokeniza credenciales de tarjeta bajo estándares PCI-DSS.
• Meta Platforms Ireland Limited (WhatsApp Business Cloud API): recibe número de teléfono y contenido de mensajes transaccionales o comerciales, para enviar comunicaciones autorizadas al cliente final.
• Google Cloud Platform (Google LLC): provee la infraestructura de servidores donde se ejecuta Filo. Los datos se almacenan cifrados en la región us-central1.
• Firebase Authentication (Google LLC): provee el sistema de autenticación de dueños y profesionales. Almacena correos, contraseñas hasheadas y tokens de sesión.
• Datáico o Siigo (proveedor de facturación electrónica DIAN autorizado): recibe datos fiscales del establecimiento y cliente final cuando se contrata el complemento de facturación electrónica. El proveedor específico se comunica al Suscriptor al momento de contratar el complemento.
• Autoridades competentes: cuando exista requerimiento legal formal (SIC, DIAN, Policía Nacional, Fiscalía General de la Nación, autoridad judicial competente).

8.2 Transferencia internacional

Algunos de nuestros proveedores están localizados fuera de Colombia (Estados Unidos, Irlanda). Estas transferencias se realizan bajo las siguientes salvaguardas:

• Los proveedores están certificados bajo estándares internacionales de protección de datos (SOC 2, ISO 27001).
• Existen acuerdos contractuales de tratamiento que replican las garantías de la legislación colombiana.
• El titular autoriza expresamente esta transferencia al aceptar la presente Política.

9. Derechos del titular

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables o encargados del tratamiento.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito.

c) Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.

d) Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la Ley 1581 y demás normas concordantes.

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Todos los derechos se ejercen mediante solicitud escrita a soporte@magnor.tech con el asunto "Solicitud ARCO — Filo", indicando:

• Nombre completo del titular.
• Documento de identidad.
• Descripción específica de la solicitud.
• Correo electrónico o número de contacto para respuesta.

Tiempos de respuesta:

• Consulta: máximo diez (10) días hábiles desde la recepción, prorrogable por cinco (5) días hábiles más con notificación previa.
• Reclamo (rectificación, actualización, supresión, revocación): máximo quince (15) días hábiles desde la recepción, prorrogable por ocho (8) días hábiles más con notificación previa.

10. Retención de datos

Los datos personales se conservarán por el tiempo estrictamente necesario para cumplir con las finalidades autorizadas y las obligaciones legales, según los siguientes plazos:

• Datos operacionales del dueño y del establecimiento suscrito: durante toda la vigencia del contrato de suscripción y hasta cinco (5) años después de la terminación, para efectos contables, tributarios y legales.
• Datos de clientes finales: durante toda la vigencia del establecimiento en la plataforma y hasta dos (2) años después de la última interacción, salvo solicitud de supresión anticipada.
• Datos de facturación: conforme al régimen tributario colombiano, mínimo diez (10) años.
• Datos de mensajería de WhatsApp: logs de mensajes se conservan por doce (12) meses para efectos de auditoría de cumplimiento (Ley 2300 y opt-in).
• Datos anonimizados para fines estadísticos: sin plazo definido, dado que no permiten identificar al titular.

Vencidos los plazos aplicables, los datos serán eliminados o anonimizados de forma irreversible.

11. Cumplimiento específico de la Ley 2300 de 2023 — WhatsApp

Filo envía mensajes por WhatsApp a los clientes finales del establecimiento en dos categorías:

Mensajes transaccionales (utility): confirmaciones de cita, recordatorios 24 horas antes, avisos de cancelación, solicitudes de reseña post-servicio. Estos mensajes están exentos de las restricciones horarias de la Ley 2300 por su naturaleza operacional.

Mensajes comerciales (marketing): promociones, recordatorios de rebooking, cumpleaños, cupones, invitaciones de lealtad. Estos mensajes se envían únicamente con consentimiento explícito del cliente final (checkbox no premarcado en el momento de agendamiento) y respetando los horarios establecidos por la Ley 2300:

• Lunes a viernes: de 7:00 a.m. a 7:00 p.m.
• Sábados: de 8:00 a.m. a 3:00 p.m.
• Domingos y días festivos: prohibidos.

El cliente final puede revocar el consentimiento en cualquier momento respondiendo al número de WhatsApp de Filo con las palabras "SALIR", "STOP" o "BAJA". La baja es inmediata y permanente para mensajes comerciales; los mensajes transaccionales continúan mientras exista relación con el establecimiento.

12. Seguridad de la información

Magnor implementa medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra acceso no autorizado, pérdida, alteración o destrucción. Estas incluyen:

• Cifrado en tránsito mediante TLS 1.3.
• Cifrado en reposo mediante AES-256 sobre la infraestructura de Google Cloud.
• Autenticación de accesos internos a bases de datos con credenciales rotativas.
• Segregación de ambientes (producción, staging, desarrollo).
• Backups cifrados con retención definida.
• Auditorías internas periódicas de seguridad.
• Principio de mínimo privilegio en accesos internos.
• Registros de auditoría (logs) de acceso a datos sensibles.

12.1 Notificación de incidentes de seguridad

En caso de vulneración de seguridad que comprometa la confidencialidad, integridad o disponibilidad de datos personales, Magnor notificará:

• A la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) dentro de las setenta y dos (72) horas siguientes a la detección, conforme a la Circular Externa 004 de 2018 y demás disposiciones vigentes.
• A los titulares afectados de forma directa y sin demora indebida, con información sobre la naturaleza del incidente, categorías de datos afectados, medidas adoptadas y recomendaciones.

13. Menores de edad

Filo es una plataforma dirigida a profesionales adultos de la industria de la belleza y no está destinada a menores de edad como usuarios directos (dueños o empleados).

En el caso de clientes finales menores de edad agendados por sus tutores, el establecimiento suscrito es responsable de contar con la autorización expresa del representante legal antes de agendar. Magnor asume que dicha autorización existe cuando el establecimiento agenda al menor y ejerce el rol de responsable frente al titular menor.

14. Cookies y tecnologías similares

El sitio web filo.lat utiliza cookies estrictamente necesarias para el funcionamiento del sitio (sesión, preferencias de idioma). No se utilizan cookies de tracking publicitario ni de perfilamiento.

En caso de que en el futuro se implementen cookies analíticas o de terceros, se solicitará consentimiento explícito mediante banner conforme a la normativa aplicable.

15. Modificaciones a esta Política

Magnor se reserva el derecho de modificar esta Política en cualquier momento. Las modificaciones se notificarán a los usuarios mediante:

• Aviso en el sitio web filo.lat.
• Correo electrónico a los dueños de establecimiento con al menos quince (15) días de antelación cuando el cambio sea sustancial.
• Nueva versión numerada visible al pie de esta página.

El uso continuado de la plataforma después de la fecha de vigencia de una nueva versión constituye aceptación de los cambios.

16. Autoridad de control

La autoridad competente para la protección de datos personales en Colombia es la:

Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) Delegatura para la Protección de Datos Personales Carrera 13 No. 27-00, Bogotá D.C. Teléfono: (601) 587 0000 Correo: contactenos@sic.gov.co Sitio web: www.sic.gov.co

El titular puede acudir directamente a la SIC cuando considere que sus derechos han sido vulnerados por Magnor, sin perjuicio del derecho a intentar primero la solución del reclamo directamente con Magnor.

17. Contacto

Para cualquier consulta, reclamo, solicitud ARCO, ejercicio de derechos, o comentario sobre esta Política:

• Correo: soporte@magnor.tech
• Asunto sugerido: "Solicitud ARCO — Filo" o "Consulta Política de Privacidad"
• Tiempo estimado de respuesta: hasta quince (15) días hábiles para reclamos.

Holding Tech MGR S.A.S. NIT 902.085.448-2 Bogotá D.C., Colombia filo.lat · magnor.tech

Versión 5.0 · Vigente desde el 12 de septiembre de 2026